Te sientes abrumada y estancada. Y si no tienes un método de gestión del tiempo es fácil caer en la trampa de pensar que todas las tareas son urgentes e importantes.

Pero no todo son malas noticias. Las soluciones para priorizar tareas y tomar decisiones no son algo nuevo. De hecho, una de las mejores estructuras para la toma de decisiones y gestión del tiempo la inventó, hace medio siglo, el maestro de la productividad de la vieja escuela y hombre muy ocupado, Dwight Eisenhower, el presidente número 34 de los Estados Unidos.

Durante su presidencia, el presidente Eisenhower manejó las tensiones durante la Guerra Fría, acabó con la guerra en Corea y creó el Sistema Interestatal de Autopistas, entre muchos otros logros. Se podría decir que fue una persona muy ocupada y afortunadamente, nos dejó su legado de productividad que te ayudará a librarte de la preocupación por las prisas y de la ansiedad causada por tener que completar todas las actividades del día.

La matriz de administración del tiempo Eisenhower

La matriz de Eisenhower (o caja de Eisenhower) es una manera fácil y, sin embargo, extremadamente efectiva, de averiguar cómo priorizar tus tareas de tal manera que las más importantes no se oculten con respecto de las tareas urgentes, repentinas e inesperadas.

La idea general es que todas tus tareas se pueden organizar en cuatro cuadrantes, cuyos ejes corresponden a la importancia y la urgencia. Estos cuatro cuadrantes tienen valores que van desde 1 hasta 4 según su prioridad.

Matriz de Eisenhower imagen: Jamesclear.com

1. Tareas "importantes" y "urgentes". Estas tareas reciben el nivel de prioridad 1 y debes enfocar toda tu atención en completarlas.

2. Tareas "importantes" pero "no urgentes". Estas corresponden a metas de largo plazo y tareas que son importantes para tu desarrollo profesional y personal pero que no tienen una fecha de vencimiento explícita.

3. Tareas "no importantes" pero "urgentes". Estas son las tareas que puedes delegar o programar para después, cuando hayas terminado las tareas del primer cuadrante.

4. Tareas "no importantes" y "no urgentes". Estas tareas se colocan en el 4to cuadrante y son las que deberías dejar de lado y eliminar. ¿Realmente necesitas ver la temporada 1 de The Witcher o podrías usar ese tiempo para trabajar en las tareas de tu 2do cuadrante, como leer un nuevo libro por mes? ¿Realmente necesitas planchar la ropita pequeña para guardar del bebé o podrías usar ese tiempo para trabajar en las tareas de tu segundo cuadrante como leer un nuevo libro?

La matriz de Eisenhower es una estructura simple que te ayuda a salir de esa perniciosa parálisis analítica que ocurre cada vez que "sientes que no sabes ni siquiera por dónde empezar". Al asignar cada tarea a un cuadrante, es fácil ver cuáles son las tareas que realmente necesitan de tu atención en ese preciso momento y las que pueden esperar otro día.

Y más aún, la matriz te ayuda a enfocarte en tus metas de largo plazo porque te ayuda a eliminar el trabajo superficial que sólo distrae y que no deja que te ejercites, aprendas o emprendas otros proyectos que requieren tiempo para poder acabarlos, pero que al final mejoran tu vida personal y laboral.

Al utilizar la matriz de Eisenhower regularmente, tu cerebro comenzará a hacer nuevas conexiones y te acostumbrarás rápidamente a identificar la diferencia entre tareas importantes y tareas no importantes.

¿Te animas a preparar tu propia matriz de cosas urgentes e importantes?

1. En primer lugar, haz una lista de las tareas que tienes que hacer

2. Evalúa cada una de ellas en función de su urgencia. Si te ayuda, puedes usar una escala del 1 al 4 de urgencia y considerar el 3 y 4 como urgentes y el 1 y 2 como no urgentes.

3. Ahora evalúa su importancia ¿es importante para tí? ¿no lo es?

4. Ahora ordena las tareas en los cuadrantes según su urgencia e importancia.

1. Observa el equilibrio de tu matriz ¿Tienes muchas tareas en la lista de no importante / urgente? ¡Empieza por hacer las tareas menores en esa lista para lograr que las listas parezcan más fáciles de hacer!

2. Sólo coloca lo que realmente es urgente en la lista de importante / urgente. Ahí van las tareas que no se pueden posponer y que necesitan de toda tu atención.

3. Las tareas que son urgentes pero no necesariamente importantes, generalmente son tareas que se pueden delegar a alguien más cuando sea necesario. Recuerda que priorizar tareas significa distintas cosas para distintas personas. Para ti, programar el vuelo para una conferencia puede ser urgente porque si no lo haces con anticipación las tarifas de las aerolíneas pueden acabar con tu presupuesto. Para otros, eso puede representar una tarea que se puede delegar a un asistente.

   
   

4. Descarta las tareas y actividades del cuadrante no importante / no urgente.

No le tengas miedo a la toma de decisiones

La matriz de Eisenhower es una estructura visual que se puede utilizar en paralelo con herramientas de productividad que ya conoces para mantener todo organizado. Es una manera fácil de agrupar las tareas según cuatro niveles de prioridad, uno de los cuáles se deja de lado de inmediato (no importante/no urgente), así que realmente sólo son tres las categorías que necesitan tu atención.

Lo único que tienes que hacer es tomarte el tiempo para analizar tus tareas y metas para clasificarlas en actividades que puedes terminar dentro de ciertos plazos. Con este método, serás una experta en priorizar y delegar tareas. ¿Qué es lo que es realmente importante para tí? ¿Y qué es sólo urgente pero no importante?

En resumen, ya tienes mucho por hacer. Así que no te compliques todavía más con el proceso de priorización de tareas. ¡Ánimo, mamá, lo estás haciendo muy bien!